Kino Światowid Promyk Pracownia digitalizacji eswiatowid rezerwacja Czy to jest Kochanie Baltic Cup Międzynarodowe Spotkania Artystyczne

menu

Galeria

Spotkania brydżowe we wrześniu i w październiku_Klub Aktywnego Seniora

Kalendarz imprez

Wirtualny
spacer

Wirtualna Wycieczka

Newsletter

Widok z
naszego
okna

Widok z naszej kamery

Zapytanie ofertowe na wykonanie audytu zewnętrznego projektu

2014-12-04,

Kategoria : Pozostałe

Elbląg, dnia 04.12.2014r

Centrum Spotkań Europejskich „Światowid”
82-300 Elbląg, Pl. Jagiellończyka 1
Fax. 55-611-20-60 tel. 55-611-20-50
NIP: 578-00-14-019, Regon 000951445

 

ZAPYTANIE OFERTOWE NA WYKONANIE AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO PROJEKTU


W związku z realizacją projektu pn. „Wirtualne zabytki Warmii i Mazur – rozbudowa serwisu Cyfrowe Warmia i Mazury” (projekt nr WND-RPWM.07.02.01-28-014/14) dofinansowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007 - 2013 Centrum Spotkań Europejskich „ŚWIATOWID”  zaprasza do składania ofert na wykonanie audytu zewnętrznego projektu.

I. Przedmiot zamówienia
Centrum Spotkań Europejskich ŚWIATOWID zaprasza do składania ofert na realizację usługi audytu zewnętrznego projektu pn. „Wirtualne zabytki Warmii i Mazur – rozbudowa serwisu Cyfrowe Warmia i Mazury”, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007 – 2013 oraz budżetu województwa warmińsko-mazurskiego (nr projektu: UDA-RPWM.07.02.01-28-014/14).
Przedmiotem zamówienia jest audyt zewnętrzny realizowany po poniesieniu przez Beneficjenta 50% wydatków całkowitej wartości projektu.

II. Ogólna charakterystyka projektu:
Projekt obejmuje rozbudowę pracowni digitalizacji w Centrum Spotkań Europejskich „Światowid” (Regionalnej Pracowni Digitalizacji) o nowy sprzęt do digitalizacji 3D oraz rozbudowę serwisu cyfrowewm.pl o nowe możliwości dla użytkowników i odbiorców usług on-line - m.in. stworzenie serwisu opartego na wirtualnych wędrówkach po województwie warmińsko-mazurskim oraz uruchomienie multimedialnej gry edukacyjnej. Strona cyfrowewm.pl zostanie uzupełniona o nowe treści w postaci muzealiów i materiałów archiwalnych pochodzących z wybranych muzeów na terenie Warmii i Mazur, które dzięki zakupionemu sprzętowi zostaną zitalizowane w technologii 3D, a następnie udostępnione na stronie internetowej. 

Partnerami projektu są:
•    Muzeum Kultury Ludowej w Węgorzewie,
•    Muzeum Budownictwa Ludowego Park Etnograficzny  w Olsztynku,
•    Muzeum Żuławskie w Nowym Dworze Gdańskim.

Regionalna Pracownia Digitalizacji jest pierwszym w województwie ośrodkiem digitalizującym w technice 3D.  Pierwsze efekty takiej cyfryzacji zbiorów w województwie warmińsko-mazurskim można już oglądać na stronie Cyfrowe Warmia i Mazury. Będą również służyły do prowadzenia lekcji edukacyjnych i e-learningu w utworzonym punkcie dostępowym – Pracowni Edukacji Regionalnej.

Elementy składowe projektu:
- multimedialny serwis oparty na wirtualnych wędrówkach po województwie warmińsko -mazurskim, pozwalający eksportować wybraną trasę na urządzenia mobilne
- wirtualne archiwum gromadzące materiały w formacie 3D
- profile i konta użytkowników (możliwość redagowania informacji na temat umieszczonych obiektów, dodawanie opisów i komentarzy, dodawanie zdjęć  i tworzenia własnych szlaków)
- doposażenie Regionalnej Pracownia Digitalizacji o nowy sprzęt umożliwiający poszerzenie bazy materiałów archiwalnych i obiektów muzealnych
- dostęp do platformy EOD

III. Produkty projektu:
Liczba uruchomionych on-line usług na poziomie 2-interakcja:4
Liczba uruchomionych on-line usług na poziomie 1-informacja:5
Liczba uruchomionych on-line usług na poziomie 3-dwustronna interakcja:4
Liczba portali o funkcjonalności umożliwiającej kontakt on-line obywatela z urzedem:1

IV. Cele projektu
Celem strategicznym projektu jest rozbudowa istniejącej pracowni digitalizacji o nowe możliwości, w tym digitalizację 3D obiektów małych i wielkoformatowych.
Celem projektu jest zakup sprzętu do digitalizacji 3D oraz rozbudowa serwisu Cyfrowe Warmia i Mazury o nowe funkcjonalności - m.in. stworzenie serwisu opartego na wirtualnych wędrówkach po województwie warmińsko-mazurskim. Strona cyfrowewm.pl zostanie uzupełniona o nowe treści w postaci muzealiów i materiałów archiwalnych pochodzących z wybranych muzeów na terenie Warmii i Mazur, które dzięki zakupionemu sprzętowi zostaną zdigitalizowane w technologii 3D, a następnie udostępnione na stronie internetowej.
Nowe funkcjonalności i wygenerowany nowy serwis będą odpowiadać nie tylko na potrzeby osób zainteresowanych dziedzictwem kulturowym Warmii  i Mazur, ale również uwzględniać potrzeby osób zagrożonych wykluczeniem społecznym, w tym osób niepełnosprawnych ruchowo.
Powstanie internetowe repozytorium muzealiów i materiałów archiwalnych dostępnych  w formacie 3D, które dzięki zastosowanym funkcjonalnościom i nowym rozwiązaniom technologicznym umożliwi obywatelom nie tylko dostęp do informacji on-line, ale również aktywne współtworzenie i udostępnianie wartościowych treści. To z kolei wpłynie na budowanie społeczności internetowej zainteresowanej promocja dziedzictwa kulturowego Warmii i Mazur.

V. Umowa o dofinansowanie projektu
W dniu 29 września 2014r. podpisana została umowa o dofinansowanie projektu pn. „Wirtualne zabytki Warmii i Mazur – rozbudowa serwisu Cyfrowe Warmia i Mazury” nr
UDA-RPWM.07.02.01-28-014/14-00 w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013.
Całkowita wartość projektu wynosi 504.157,32 zł, wydatki kwalifikowalne projektu wynoszą: 504.157,32 zł, kwota dofinansowania (środki europejskie EFRR): 428.533,72 zł (85% wydatków kwalifikowalnych).

VI. Realizacja projektu
W ramach realizacji projektu przeprowadzono:
1)    przetarg nieograniczony na dostawę sprzętu do digitalizacji wraz z oprogramowaniem  na potrzeby CSE SWIATOWID (postępowanie o wartości szacunkowej zamówienia poniżej kwoty określonej na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp),
2)    przygotowanie i sporządzenie studium wykonalności projektu.


Dokumentacja dotycząca realizacji projektu przechowywana jest w siedzibie Beneficjenta i składa się m.in. z: dokumentacji księgowej, dokumentacji przetargowej, dokumentacji zapytania ofertowego, wniosków o płatność.
Okres podlegający audytowi zewnętrznemu: 02.04.2014 – 04.12.2014.
W okresie objętym audytem zewnętrznym (tj. 02.04.2014 – 04.12.2014) wpłynęły 2 faktury VAT oraz 1 rachunek.
W okresie objętym audytem zewnętrznym (tj. 08.10.2012 – 04.12.2014) złożony był 1 wniosek o płatność.

VII. Warunki udzielenia zamówienia i przeprowadzenia audytu
Zamawiający przewiduje zawarcie umowy niezwłocznie po dokonaniu czynności wyboru oferty najkorzystniejszej.
Wykonanie zamówienia: w terminie do 24.12.2014
Do chwili obecnej Instytucja Zarządzająca RPO WiM nie przeprowadziła kontroli na miejscu rzeczowo-finansowej realizacji projektu.
Audyt zewnętrzny przeprowadzony zostanie zgodnie z wytycznymi dot. standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013.

Głównym celem audytu jest uzyskanie dowodów pozwalających na jednoznaczną ocenę, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z umową o dofinansowanie, wnioskiem o dofinansowanie oraz przepisami prawa, w tym w szczególności potwierdzenie, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne.
Audyt zewnętrzny powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie.
Podczas audytu powinny zostać zweryfikowane wszystkie poniesione wydatki, pozwalające wykonawcy audytu zewnętrznego wydać wiążącą opinię oraz sporządzić raport zgodnie z obowiązującymi wytycznymi.

Audyt zewnętrzny powinien obejmować następujące obszary:
1.    audyt zgodności projektu w zakresie finansowym,
2.    audyt zgodności realizacji projektu,
3.    wizyta w miejscu realizacji projektu,
4.    audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji,
5.    audyt zgodności projektu z politykami wspólnotowymi,
6.    audyt w zakresie zasad informacji i promocji.
 
VIII. Wymagania wobec Wykonawców
1. O udzielenia zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:
a) posiadają niezbędne doświadczenie
b) dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
 
2.Warunki w zakresie doświadczenia:
O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą wykonawcy, którzy w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert w sposób należyty:
a) przeprowadzili audyty zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych
lub
b) przeprowadzili usługi w zakresie badania prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
lub
c) przeprowadzili audyty zewnętrzne.
UWAGA: Zamawiający uzna, że wykonawca spełnia warunek zakresie doświadczenia, jeśli wykaże on doświadczenie w przeprowadzeniu łącznie minimum 3 zadań w zakresie opisanym w ppkt. a) i/lub b) i/lub c). Usługi, które potwierdzają spełnianie ww. warunku Wykonawca wpisuje w załączniku nr 4.
 
3. Warunki w zakresie dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia:
3.1 O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą wykonawcy dysponujący min. 2-osobowym zespołem audytowym, którego każdy z członków posiada następujące kwalifikacje:
a) uprawniony jest do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 7 maja 2009r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (Dz. U. 2009, Nr 77, poz. 649),
lub
b) posiada kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. 2009, Nr 157, poz. 1240),
lub
c) w latach 2003-2006 zdał przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzamin pozwalający na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego.
Informacje o kwalifikacjach osób wykonujących przedmiot zamówienia Wykonawca składa na załączniku nr 3.
 3.2 O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą wykonawcy dysponujący min. 2-osobowym zespołem, którego każdy z członków posiada stosowne doświadczenie, tj. w okresie 5 lat przed terminem składania ofert (tj. w okresie od 12.2009 do 12.2014):
a) przeprowadził audyt zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych
lub
b) przeprowadził usługę w zakresie badania prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
lub
c) przeprowadził audyt zewnętrzny.
UWAGA: Zamawiający uzna, że osoby spełniają warunek w zakresie doświadczenia, jeśli każdy członek zespołu audytowego wykonał minimum 2 zadania w zakresie opisanym w ppkt. a) i/lub b) i/lub c). Informacje o doświadczeniu osób wykonujących przedmiot zamówienia Wykonawca składa na załączniku nr 3. Ponadto Wykonawca składa dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe opisane w pkt. 3.1 uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
 
4. Warunki w pozostałym zakresie:
O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą podmioty, które:
a) posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych
oraz
b) nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.
Zamawiający oceni spełnianie warunków, o których mowa w pkt. 4 na podstawie oświadczenia złożonego na załączniku nr 5.
 
5. Na potwierdzenie posiadanych kwalifikacji i doświadczenia wykonawca zobowiązany jest złożyć:
a) wykaz wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych i/lub usług w zakresie badania prawidłowości wykorzystania środków publicznych i/lub audytów zewnętrznych (w zależności od zakresu, którym wykonawca wykazuje spełnianie warunku określonego w pkt. 2) wraz z terminem ich wykonania (załącznik nr 4),
b) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia na potwierdzenie spełniania warunku określonego w pkt. 3 (załącznik nr 3),
c) potwierdzone za zgodność z oryginałem dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego, na potwierdzenie warunku określonego w pkt. 3.1.
d) oświadczenie o zdolności do czynności prawnych oraz niekaralności w zakresie określonym w pkt. 4 (załącznik nr 5)
4. Powyższe dokumenty dotyczą zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia.
5. Mając na uwadze poprawność i kompleksowość audytu Zamawiający wymaga, aby jednym z członków zespołu audytowego była osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
6. Wykonawca audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu muszą spełniać wymóg bezstronności i niezależności od Beneficjenta (Zamawiającego). Spełnienie powyższego wymogu potwierdzane jest poprzez złożenie pisemnego oświadczenia przez wykonawcę audytu (tj. podmiot, z którym zostanie podpisana umowa) oraz osoby przeprowadzające audyt.
Oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego, należy złożyć wraz z ofertą, stanowi jednocześnie załącznik do umowy podpisanej z Wykonawcą.
Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli wykonawca audytu zewnętrznego (oraz osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu):
a) posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę Beneficjenta RPO WiM lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego projektu,
b) jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Beneficjenta albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
c) w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
d) osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Beneficjenta, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
e) jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Beneficjenta albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
f) jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, weryfikację i zarządzanie przedmiotowym projektem,
g) pozostaje lub w ciągu ostatnich 3 lat pozostawał w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną z wymienionych instytucji zaangażowanych we wdrażanie RPO WiM, tj.: IZ, IP, IP II,
h) jest ekspertem umieszczonym w Bazie ekspertów RPO WiM,
i) z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności w stosunku do wszystkich wymienionych instytucji, tj.: IZ, IP, IP II. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim niepozostawanie w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną z wymienionych instytucji, tj.: IZ, IP, IP II osób wykonujących audyt zewnętrzny.

IX. Miejsce oraz termin składania ofert
1.    Oferty w formie pisemnej  należy składać w sekretariacie Zamawiającego w jego siedzibie, pokój 31 (I piętro).
2.    Termin składania ofert upływa dnia 10.12.2014r. o godz. 12.00.
3.    Zaleca się, aby Wykonawca umieścił ofertę w dwóch nieprzejrzystych, zamkniętych kopertach, zaadresowanych na adres Zamawiającego. Koperta zewnętrzna winna posiadać oznaczenie: „OFERTA – AUDYT ZEWNĘTRZNY”. Koperta wewnętrzna winna posiadać nazwę i adres Wykonawcy.
4. W ofercie (formularz ofertowy – załącznik nr 1) wykonawca podaje cenę brutto za wykonanie usługi zgodnie z niniejszą specyfikacją oraz obowiązującymi wytycznymi dot. standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013.

X. Ocena ofert
Przy ocenie ofert Zamawiający stosować będzie kryterium cena brutto = 100%.
Ofertom nadawana będzie punktacja wg wzoru:
 
C  =    cena (brutto) najniższa      x 100 pkt x 100%
    cena (brutto) badanej oferty   
 
Zamawiający informuje, że w celu uzyskania oferty najkorzystniejszej jakościowo
i ekonomicznie może przeprowadzić negocjacje z wykonawcami, którzy złożyli oferty.
 
O wyborze najkorzystniejszej oferty wykonawcy zostaną poinformowani faxem. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie zamieszczona na stronie internetowej www.swiatowid.elblag.pl oraz w siedzibie Zamawiającego.
 
XI. Termin związania ofertą
1. Zamawiający zamierza zawrzeć umowę w terminie 2 dni od dnia wyłonienia najkorzystniejszej oferty.
2. Wykonawcy związani są ofertą w ciągu 21 dni od dnia, w którym upłynął termin składania ofert.
3. W przypadku niewyłonienia najkorzystniejszej oferty w terminie określonym w pkt. 1 Zamawiający może wnioskować do wykonawców o przedłużenie terminu związania ofertą.
4. Zamawiający może zawrzeć umowę po upływie terminu związania ofertą za zgodą wykonawcy.
 
Osoba odpowiedzialna za kontakt w ramach zapytania ofertowego:
Monika Denisiuk
Kierownik Działu Organizacyjno-Prawnego
Centrum Spotkań Europejskich ŚWIATOWID
Pl. K. Jagiellończyka 1, 82-300 Elbląg
Tel. 55/611-20-82, fax: 55/611-20-60
e-mail: monika.denisiuk@swiatowid.elblag.pl

Załączniki:
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o bezstronności i niezależności
Załącznik nr 3 – Wykaz osób wykonujących zamówienie
Załącznik nr 4 – Wykaz usług
Załącznik nr 5 – Oświadczenie o zdolności do czynności prawnych i niekaralności
Załącznik nr 6 – Umowa na przeprowadzenie audytu zewnętrznego - WZÓR

 

Drukuj

Pliki

PARTNERZY MEDIALNI
Truso tvPortelDziennik ElbląskiMłody ElblągInfo ElblągEskaTVP olsztyn
INSTYTUCJE KULTURY SAMORZĄDU WOJEWÓDZTWA WARMIŃSKO-MAZURSKIEGO

CEIKCentrum polsko-francuskieMuzeum Budownictwa Ludowego w OlsztynkuMuzeum Kultury Ludowej w WęgorzewieMuzeum we FromborkuMuzeum Warmii i Mazur w OlsztynieMuzeum Bitwy pod GrunwaldemTeatr im. Aleksandra Sewruka w ElbląguTeatr i. Stefana Jaracza w OlsztynieFilharmoniaWojewódzka Biblioteka Publiczna